Partecipare ad una fiera dalla A alla Z

Partecipare ad una fiera vuol dire dover pensare a tantissime cose. Meglio non dimenticarsi di nessuno step per massimizzare l’investimento!

A cosa serve partecipare a una fiera?

La fiera è un evento commerciale molto utile per vari motivi. È un luogo di “contatto” privilegiato e le aziende che vi partecipano vengono subito percepite come “in prima linea nel settore”, con una reale voglia di crescere e darsi da fare per i propri clienti.

Partecipare ad una fiera serve inoltre per

• Conoscere la propria clientela di persona, avere la possibilità di guardarsi in faccia e finalmente di comunicare anche attraverso la voce, lo sguardo, i gesti. I social, i siti sono mezzi incredibili ma l’approccio analogico è qualcosa di assolutamente unico, non bisogna mai dimenticarsi dell’importanza che riveste nel commercio e della potenza che ha unito all’approccio digitale;
• Entrare in contatto con tutto il pubblico nazionale e spesso internazionale, così da far conoscere in modo diretto quello che è il proprio prodotto, poterlo toccare con mano, poter avere esperienza diretta con esso;
• Incontrare nuovi clienti e fornitori: chi viene a visitare una fiera lo fa essenzialmente perché fortemente interessato a quel tipo di mercato, quindi parliamo di gente motivata ad acquistare e ad informarsi sulle varie tecnologie, sui prezzi, sulle caratteristiche di un determinato tipo di prodotto per poi poter fare le proprie valutazioni prima dell’acquisto;
• Essere aggiornati su quelle che sono le nuove tendenze del mercato;
• Informarsi su quello che fanno i competitors. Nel mentre possono nascere collaborazioni con aziende dello stesso settore;
• Sondare il mercato e quindi avere idea delle azioni da compiere in futuro: è importante avere degli elementi e soprattutto dei numeri in mano per ragionare su come strutturare una strategia sia per l’azienda, sia per la partecipazione alla stessa fiera per l’anno dopo! Per questo può essere utile
• Raccogliere dati sui visitatori: bisognerà fare una relazione sul numero e sulla tipologia di contatti, richieste, aspettative, reclami, ecc. Utile a questo scopo un registro delle visite in cui potranno essere annotati i dati anagrafici utili per costruire un proprio database che può servire anche e soprattutto alla valutazione di una futura presenza in quella determinata fiera o alla ridefinizione delle modalità di partecipazione;
• Per motivare i propri dipendenti facendoli sentire parte integrante di un sistema che funziona grazie a tutto lo staff.

Per prepararsi ad una fiera e a tutto ciò che occorre per allestirla, è necessario organizzarsi al meglio sulle tempistiche e essere reattivi in caso di problemi.

Ecco quali sono gli step che vi consigliamo di seguire

1- Prenotazione stand

Prenotare almeno 6 mesi prima per riuscire ad accaparrarsi gli spazi migliori, per avere idea di cosa fare e quindi far partire da subito un ragionamento sulla questione.

2- Preparazione di un planning

Il planning deve iniziare a prendere forma almeno 3 mesi prima della fiera. È importante anticiparsi anche perché le modifiche potranno essere tante e solitamente ognuna di esse migliorerà la qualità dello stand.

Analisi e Pianificazione: obiettivi, budget, project management, grafica, aggiornamento sito e quant’altro.

Se si ha intenzione di creare elementi particolari nello stand, prevedere l’intervento di un professionista e cercare già una figura adatta.

3- Pensare ai gadget

Farlo almeno 3 mesi prima vi permetterà di scegliere quello giusto e di proseguire la vostra fiera nel privato, dove spesso si valutando le collaborazioni e dove capita di ricordarsi al momento giusto di quel marchio che ci ha fatto proprio una buona impressione.

È buona norma seguire il ragionamento dell’utilità, della coerenza col marchio o della novità, dell’unicità. Ma anche l’esperienza positiva che può dare una confezione di cioccolatini o caramelle esposte sul banchetto col proprio marchio! Qui un esempio.

Un gadget scadente potrà sortire l’effetto opposto quindi scegliere un service di qualità può fare la differenza.

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4- Lista temi e prodotti

Importantissimo definire quelli che saranno i prodotti su cui si punterà di più laddove ci sia una vasta scelta di possibilità e i temi salienti su cui girerà la strategia.

5- Definizione team

L’individuazione delle persone più coerenti con il progetto che si ha in mente è fondamentale.

Il team dovrà essere informato alla perfezione sulle scelte prese in fase di planning, temi e prodotti da lanciare. Inoltre in fase di allestimento e smontaggio ognuno dovrà avere una mansione specifica se lo stand è molto grande.

Dovranno essere anche informati su come comportarsi con i visitatori. Il punto più dimenticato in assoluto? La previsione di “affollamento” dello stand, per non far attendere nessuno oltre il consentito: se il visitatore si sente poco considerato può scappare via senza ritorno. Importante accogliere i visitatori e gestire ognuno con un inizio e una fine ben definita per tutti.

Ma veniamo alle ultime 3 settimane, quando le attività si intensificheranno e l’adrenalina inizierà a salire sempre di più: i giorni saranno sempre più brevi e in un soffio, ecco che arriva il giorno X.

Ecco la lista per non dimenticarsi di nulla!

3 SETTIMANE PRIMA

– Invitare i clienti tramite mail, tramite manifesti, volantini, con i piccioni viaggiatori… l’importante è comunicare al pubblico giusto che sarete presenti in quella data, quel giorno a quella fiera inserendo anche le modalità per raggiungervi.

– Preparazione materiale commerciale e istituzionale: dovranno essere realizzate da un graphic designer professionista che darà al vostro progetto la possibilità di essere davvero il migliore grazie alla coerenza e alla continuità concettuale: allestimenti e materiale cartaceo devono rispecchiare al massimo il carattere dell’azienda e allo stesso tempo devono saper attirare in modo corretto la gente giusta.

Mettere nelle mani sbagliate il progetto (il cugino o il figlio che conosce “fotosciopp”) o cercare di farlo in autonomia senza know-how è un errore madornale: la mediocrità dello stand si rifletterà sul marchio tanto amato e su cui si investono soldi ed energie.

Attenzione: mettere in mani sbagliate la realizzazione e la stampa degli elementi dello stand può diventare davvero il vostro peggior incubo. Soldi buttati, tempo buttato… continuo? No. Questo mese ci sono sconti proprio per tutto quello che serve a voi che dovete organizzare lo stand quindi ANTICIPATEVI!

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Se avete previsto depliant informativi o volantini, non dimenticate il famoso e funzionale sconto fiera o una consulenza personalizzata gratuita.

2 SETTIMANE PRIMA

Definire un “dress code”

Non vorrete mica andare in giro per lo stand vestiti a caso? Non solo non è professionale ma rischiereste di non sfruttare l’effetto “siamo un team unito, siamo un marchio valido e solido” che viene fuori dalla sola maglietta brandizzata per tutto lo staff.

Si, è davvero un peccato non sfruttare al massimo questa banale quanto importante regola. Per questo vi consiglio non solo di accordarvi sul modo di vestirsi ma di farlo con classe preparando un capo con il vostro marchio.

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Il comunicato stampa

Non dimenticatelo mai. Soprattutto non fatelo la settimana prima perché sarebbe davvero troppo tardi. Un comunicato stampa agevolerà e invoglierà i media a diffondere la notizia visto che non dovranno cercare a destra e a manca le informazioni e gliele darete belle tutte impachettate, facili da utilizzare anche da “riempitivo” di mancate notizie come succede nei media locali.

I biglietti da visita coordinati.

Ogni persona appartenente al team potrà lasciare il proprio biglietto da visita ai visitatori: questi saranno maggiormente invogliati a continuare un discorso iniziato con l’elemento del team con cui, molto probabilmente, si sono sentiti a proprio agio. Spesso contattare la persona specifica con cui si ha già intavolato un discorso risulta più piacevole che chiamare un numero, non sapendo chi risponderà.

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Essere professionali e anche creativi

Spesso la scelta giusta, quella che sorprende piacevolmente i visitatori può essere davvero il punto di forza. Potete farlo in tanti modi: con l’ausilio della realtà aumentata, con l’aiuto di un buon progetto grafico alternativo, attraverso un ospite inaspettato, un oggetto interattivo. Insomma per sorprendere le persona spesso non ci vogliono grandi budget ma grandi idee! Ok, senza esagerare: se si vuole mostrare la resistenza di un materasso non serve farci cadere su uno dello staff dalla gru. Capiamose.

CI SIAMO!

Bisogna approfittare dell’occasione per conoscere i clienti: raccogliere le loro informazioni, presentare i prodotti e spiegare quanto sia approfondita la vostra conoscenza del settore senza rischiare di ammorbarli e allontanarli con eccessive informazioni. Regolatevi a seconda del livello di attenzione dei visitatori, ognuno ha le proprie esigenze

– Intrattenimento: pensare di gestire uno spazio per far divertire i clienti oppure coinvolgerli nella produzione dei prodotti in mostra.

– Conferenze per chi è interessato a capirne di più: qualcuno dello staff dovrà essere tra la gente per rispondere alle domande di chi ha qualche dubbio e di raccogliere le reazioni del pubblico.

– Live posting e video streaming sui social per aggiornare chi non è potuto essere alla fiera e perché tutto quello che state facendo merita di essere diffuso. Non serve postare solo il momento del maggior afflusso, serve un racconto.

– Il Gioco a premi è tanto utilizzato nelle fiere: molti non vedono l’ora di fare qualche esperienza e di portare a casa qualche oggetto o sconto inaspettato. Non avete idea di quanta gioia e positività lasci nella gente!

– Gadget: prevedere un gadget per tutti e una serie di gadget a numero limitato da regalare, appunto, nel gioco a premi.

– Invitare a seguirvi sul social che curate meglio e più assiduamente. Non chiedete di seguirvi ovunque: non lo farà nessuno e nel caso cercate di non far trovare il deserto del Sahara.

via GIPHY

–Reportage foto e video che serviranno, neanche a dirlo, per eventuali usi pubblicitari e per far rivivere la vostra partecipazione ad altri. E si, anche allo staff che avrà il materiale su cui ragionare per l’anno dopo.

Mai apparire come persone esclusivamente interessate a vendere. Questo è un difetto comune a quelli che vogliono immediatamente riprendere i costi della fiera ma non fanno che allontanare le persone che fuggiranno verso stand meno attenti alle vendite e più coinvolgenti e interessanti. Perché si lavora sulla reputazione del brand come prima cosa, non dimentichiamolo.

È arrivato il momento di quantificare contatti e vendite

Dopo una settimana inviate a tutti i visitatori un biglietto di ringraziamento, invitando a continuare il rapporto anche dopo la fiera e di rimanere in contatto per conoscere nuovi prodotti/servizi e per avere le offerte che creerete solo per la mailing list

Test di gradimento semplice e con poche domande da inviare ai clienti è segno della vostra volontà di migliorare e di mantenere quel contatto iniziato in fiera: dopo una settimana tutti saranno più invogliati a rispondere. Meglio non aspettare oltre!

Spesso le vendite immediate non sono quelle che ci si aspettava ma la verità è che avrete sicuramente aumentato il vostro valore e la vicinanza con i clienti.

Sicuramente il budget investito sarà stato importante ma si può risparmiare acquistandio il materiale, creare la giusta strategia può seriamente essere un modo per ottimizzare i costi e migliorare le performance.

Pensate quindi alla prossima occasione in cui sarete presenti in fiera e create un’esperienza sempre più diretta al tipo di visitatore che viene di solito a trovarvi: dopo la prima fiera avrete tanta esperienza in più e non potrete che migliorare!